המצאת תלושי שכר לעובד באמצעות אתר אינטרנט או דואר אלקטרוני

מאת: עו"ד יוסי חכם

בתאריך 27.6.17 ועדת העבודה והרווחה של הכנסת אישרה סוף סוף את תקנות הגנת השכר (דרכים מיוחדות למסירת תלושי שכר), התשע"ז-2017 (להלן- "תקנות"), לפיהן מעסיק רשאי להציע לעובד לקבל את תלוש השכר שלו לא כתלוש מודפס, אלא באמצעות אתר אינטרנט או דואר אלקטרוני, וזאת בהתקיים מספר תנאים.

נציין כי מלאכת התקנת התקנות ארכה שנים רבות ובתקופה הקרובה אמורות התקנות להתפרסם ולהפוך למחייבות באופן סופי.

חשוב להדגיש כי הגם שהתקנות הותקנו רק כעת אין אומר כי מעסיקים אשר שלחו בעבר תלושי שכר באמצעות דואר אלקטרוני או אתר אינטרנט עברו על החוק. בחוות דעת שכתב עו"ד יוסי חכם ממשרדנו כבר בשנת 2013, וזאת לבקשת חברת עוקץ מערכות אשר לה מערכות מתקדמות אשר אפשרו המצאת תלושים בצורה מאובטחת, נקבע כי הדין אף קודם להתקנת התקנות מאפשר משלוח תלושים בדואר אלקטרוני או באמצעות אתר בכפוף למספר תנאים שפורטו בחוות הדעת.

ואולם משהוסדר כעת הנושא בתקנות הרי שיש לפעול על פיהן ולהיערך בהתאם.

להלן נפרט את הדרכים והתנאים למימוש אפשרות המעסיק למסירת תלושי שכר באמצעים אלקטרוניים, כפי שנקבעו בתקנות.

המעסיק רשאי למסור לעובד את תלוש השכר שלו באמצעות אתר אינטרנט או דואר אלקטרוני, כפי שיפורט מטה, רק אם יתקיימו כל התנאים הבאים:

– העובד הביע את הסכמתו בכתב לוותר על קבלת תלוש בדרך של דפוס, על גבי טופס שבחלק א' לתוספת בתקנות.

– התלוש יהיה ניתן להדפסה.

– מסירת התלוש תיעשה לא יאוחר מהיום הקובע, היינו התשיעי לחודש.

– המעסיק יאפשר לעובד לקבל תלושי שכר מודפסים לתקופה שלא תפחת משבע שנים אחורנית.

– העובד יוכל לשנות את החלטתו בכל עת והמעסיק יהיה מחויב לפעול לפי הודעתו החל בחודש שלאחר החודש שבו הודיע העובד כאמור.

– המעסיק מחויב לנקוט בטכנולוגיה שמונעת שינויים בתלוש השכר הנמסר בדרכים הקבועות בתקנות אלו.

– העברת המידע חייב שתיעשה תוך שימוש באמצעים סבירים שיבטיחו כי הגישה לתלוש השכר והצפייה במידע שבו תהיה לעובד בלבד, או בהרשאתו ולכל הפחות תוך הצפנה של המידע.

ככל שהתקיימו תנאים אלה, הדרכים העומדות בפני המעסיק למסירת תלוש שכר לעובד הן כדלקמן:

  • "כתובת דואר אלקטרוני מטעם המעסיק", היינו כתובת דואר אלקטרוני שיוחדה לעובד במערכת הדואר האלקטרוני מטעם המעסיק, ונמצאת בשימושו הבלעדי של העובד. ככל שהמערכת אינה מופעלת על ידי המעסיק, עליו למסור לעובד פרטים על זהות מפעיל המערכת.

התקנות מגדירות "מערכת דואר אלקטרוני", כמערכת המשמשת להעברת מסרים אלקטרוניים, המתקיימים בה כל אלה:

  1. היא מספקת לשולח אישור על הגעה או אי הגעה של כל מסר אלקטרוני ששלח אל כתובת הדואר האלקטרוני של הנמען במערכת.
  2. היא מאפשרת גישה למידע הנשמר בה לבעל כתובת הדואר האלקטרוני בלבד לאחר שהוא זוהה באופן אישי, תוך שימוש באמצעי זיהוי המזהים אותו ומאמתים את הרשאתו לגשת למידע, ומתעדת גישה כאמור (מידע בתקנות אלה כהגדרתו בחוק המחשבים, התשנ"ה-1995) .
  3. היא נוקטת, באורח סדיר, אמצעי הגנה סבירים מפני חדירה אליה ומפני שיבוש בעבודתה, העלולים להביא לגישה לא מורשית אל המידע, ומתעדת אירועים העשויים להצביע על חדירה או שיבוש כאמור.
  • "אתר אינטרנט מאובטח מטעם המעסיק", היינו אתר אינטרנט שמתקיימים בו שני אלה: הוא מאפשר גישה למידע השמור בו לעובד, לאחר שהעובד זוהה באופן אישי, תוך שימוש באמצעי זיהוי המזהים אותו ומאמתים את הרשאתו לגשת למידע, ומתעד גישה כאמור; וכן, הוא נוקט, באורח סדיר, אמצעי הגנה סבירים מפני חדירה אליו ומפני שיבוש בעבודתו, העלולים להביא לגישה לא מורשית אל המידע, ומתעד אירועים העשויים להצביע על חדירה או שיבוש כאמור;

המדובר באתר אינטרנט מאובטח מטעם המעסיק שאליו יכול העובד להיכנס עם סיסמה אישית ראשונית שמסר לו המעסיק, ושבו יוכל לצפות בתלוש השכר.

ככל שהאתר אינו מופעל על ידי המעסיק, אזי המעסיק חייב למסור לעובד פרטים על זהות מפעיל אתר האינטרנט המאובטח.

בנוסף, ככל שהמעסיק בחר בדרך זו, אז עליו לאפשר גישה לתלוש השכר באמצעות אתר האינטרנט המאובטח, לתקופה שלא תפחת מ-12 חודשים מהמועד הקבוע למסירת התלוש לפי החוק (היום התשיעי שלאחר המועד לתשלום שכר עבודה, להלן- "היום הקובע").

  • "כתובת דואר אלקטרוני פרטית", היינו העובד ימסור למעסיק את כתובת הדואר האלקטרוני הפרטית המשמשת את העובד ואליה ישלח תלוש השכר. העובד רשאי להחליף כתובת אך עליו להודיע למעסיק על החלפתה בכל עת, ובלבד שהוא יחתום מחדש על טופס ההסכמה שבתוספת.

כמו כן, ככל שהעובד בחר כי תלוש השכר יישלח אל כתובת הדואר האלקטרוני הפרטית שלו, העובד חייב לחתום גם על הצהרה שבחלק ב' לתוספת בתקנות, לפיה כתובת הדואר האלקטרוני הפרטית אכן משמשת אותו.

בנוסף, במקרה של מסירה בדרך זו, אז העובד חייב להודיע בכתב באמצעות הודעת דואר אלקטרוני בסמוך לאחר קבלת התלוש ולא יאוחר מ-5 ימים מהיום הקובע , על הגעה של תלוש השכר לידיו.

ככל שלא קיבל המעסיק באמצעות מערכת הדואר האלקטרונית הודעה על הגעה של התלוש בתוך חמישה ימים מהיום הקובע (אם דרך חיווי מאתר האינטרנט המאובטח מטעם המעסיק או בכתב מהעובד) אז ימסור המעסיק לעובד את תלוש השכר מודפס במסירה חוזרת בתוך 5 ימים נוספים, ולא יאוחר מעשרה ימים לאחר היום הקובע.

נבקש להזכיר כי אי המצאת תלוש לעובד במועד או המצאת תלוש לא תקין ולא שלם חושפת את המעסיק להליכים פליליים, מנהליים ואזרחיים.

אין באמור לעיל כדי להוות משום ייעוץ משפטי ו/או תחליף להתייעצות עם עו"ד מומחה בתחום.

© כל הזכויות שמורות לחכם את אור-זך, עורכי דין, 2017

אודות עורך דין יוסי חכם

שותף, חכם את אור-זך, עורכי דין. עורך דין, נוטריון ומגשר. סגן ראש לשכת עורכי הדין בישראל. תואר מוסמך במשפט מסחרי, מוסמך במנהל עסקים ומוסמך במימון. מרצה למשפטים. תחומי עיסוק עיקריים: דיני עבודה, דיני תאגידים, משפט מסחרי, קנין רוחני.
פורסם בקטגוריה דיני עבודה, עם התגים , . אפשר להגיע לכאן עם קישור ישיר.